Si chiama event design. Consiste nella progettazione di un evento, di una cena aziendale del lancio di un nuovo prodotto, di una riunione o altro. Possiamo dire, per semplificare, che chiunque abbia organizzato una festa di compleanno almeno una volta nella vita si sia occupato di event design: pensare a quanto i colori preferiti del festeggiato, i suoi interessi oppure le sue preferenze culinarie siano importanti è un ottimo modo per caprie sin da subito l’importanza di una buona progettazione dell’evento. Per un’azienda è il primo passo per presentare all’esterno il proprio brand ed il proprio concept e, come si dice, spesso non abbiamo una seconda occasione per fare un’ottima prima impressione.
Che caratteristiche hanno gli eventi aziendali che restano indelebili nelle persone che vi partecipano?
1. Sono unici, hanno al loro interno un elemento che crea effetto sorpresa, qualcosa di unico che i partecipanti non hanno mai vissuto.
2. Creano aggregazione: facilitano la connessione tra i partecipanti.
3. Sono molto curati sul piano estetico: un ambiente curato ed accogliente evoca benessere, sensazioni positive, emozioni ed abbassa le barriere.
4. Fanno vivere un’esperienza: in una realtà frenetica come la nostra, portare i partecipanti in una dimensione “a misura d’uomo” crea un’esperienza indimenticabile.
Progettare un evento che raggiunga il proprio scopo
Nell’universo attuale, straripante di prodotti e servizi, creare un evento memorabile, coinvolgente e interessante è ancor più fondamentale che un tempo. Se stai pensando di progettare il tuo prossimo evento, ecco qualche consiglio:
1. Analizza l’universo di riferimento
Prima di progettare fatti un’idea precisa di quello che desideri ottenere dal tuo evento aziendale. Valuta con attenzione chi sono i partecipanti, che taglio vuoi dare all’evento se è formale oppure informale, che caratteristiche ha il mercato di riferimento al quale il tuo brand o il tuo prodotto si rivolge.
2. Definisci le linee guida dell’evento
Dopo esserti fatto un’idea del tipo di evento che desideri organizzare, inizia la vera e propria fase creativa. Per prima cosa definisci il numero di partecipanti, l’evento avrà luogo nella sede aziendale oppure dovrai cercare una location? In questo secondo caso assicurati che sia una location consona ad ospitare il numero di partecipanti e che abbia le caratteristiche necessarie a creare la giusta ambientazione all’esperienza che vuoi far vivere.
3. Effettua un sopralluogo in location
Che si tratti di un ristorante, di una villa, di un hotel o altro, dopo aver fatto una prima selezione on line visita SEMPRE le location selezionate. Quando arrivi concentrati sulle sensazioni che ti trasmettono, corrispondono a quelle che vorresti suscitare nei tuoi partecipanti? Cerca di considerare il maggior numero di sfaccettature possibili: precisione e accuratezza del servizio, disponibilità del personale, adeguatezza degli spazi rispetto alle tue esigenze etc. Una volta rientrata in ufficio scrivi le caratteristiche delle location visitate positive e negative, dopodiché sarai in grado di effettuare la giusta scelta.
4. La percezione, oltre il senso
A volte pensiamo che basti scegliere un ristorante rinomato, una terrazza suggestiva, una villa d’epoca per avere la certezza della buona riuscita dell’evento. Viviamo però in una società in cui gli eventi si susseguono e per essere ricordata l’esperienza deve diventare unica.
Qualche consiglio per creare un'esperienza unica:
Se non hai delle guidelines aziendali, scegli una palette colori per l’evento e mantienila su tutti gli elementi (per quanto possibile).
Cerca di creare un ambiente accogliente, la bellezza dei fiori ti aiuta moltissimo in questo, secondo uno studio della Rutgers University (USA) i fiori hanno un forte impatto positivo sul nostro benessere, creano intime connessioni e sono simbolo di condivisione. Scegli con cura il flower designer che si occuperà degli allestimenti, non solo la qualità dei fiori è importantissima, ma anche l’originalità delle proposte, e la ricercatezza degli abbinamenti.
Dai molta importanza alla scelta del catering, l’esperienza culinaria è fondamentale, ti propone cibi ricercati ed abbinamenti originali?
A seconda del tipo di evento che stai organizzando inserisci un elemento sorpresa, un’attività oppure un intrattenimento originale ed inaspettato
Lascia un cadeau ai partecipanti: ricorda, sarà l’elemento che a casa o in ufficio ricorderà di voi o del vostro evento. Se come cadeau scegliete un vostro prodotto ricordati di dare un tocco in più al confezionamento, inseriscilo in una scatola fiorita, abbinalo ad una piantina che abbia un significato particolare o inserisci un elemento che lo contestualizzi nell’evento che hai organizzato.
L'organizzazione di un evento aziendale, in conclusione
La regola più importante potrebbe essere questa: non esistono vere regole, ma principi guida. Come abbiamo visto, per esempio, creare un evento senza personalizzazione non funziona più. Gli eventi senza elementi che contraddistinguono l’azienda che li sta organizzando suonano freddi e non verranno ricordati. Prima di partire con l’organizzazione dell’evento, che si tratti anche solo di una cena aziendale, ricordati di scriverti i principi dell’azienda che devi rappresentare e cerca di farli emergere nelle scelte dell’organizzazione.
Sperando che questo articolo ti sia stato d’aiuto, in bocca lupo per il tuo prossimo evento.
Se vuoi chiedermi qualche consiglio o raccontarmi un tuo evento vincente scrivimi qui sotto, sarò felice di condividerlo con te.
CLIENTE: FONDI & SICAV
SETTORE: Investimenti
LUOGO: Hotel Magna Pars - Milano